Ważne dokumenty wymagają odpowiedniej ochrony przed dostępem przez niepowołane osoby oraz przed zniszczeniem. O czym powinniśmy pamiętać podczas ich przechowywania? W każdym przedsiębiorstwie znajduje się wiele ważnych dokumentów, które wymagają szczególnego zabezpieczenia. Niektóre z nich muszą być również specjalnie chronione zgodnie z obowiązującymi w Polsce przepisami prawa. Sklepy oferujące meble biurowe posiadają w swoim asortymencie pełną gamę różnych rodzajów szaf na dokumenty. Są to również specjalistyczne szafy spełniające określone wymagania i posiadające certyfikaty. Jak zatem dobrać odpowiednie szafy na dokumenty, aby zapewnić im pełną ochronę?

Metalowe szafy biurowe – skuteczna ochrona dla dokumentów

Najczęściej na dokumenty wykorzystuje się wyprodukowane z metalu szafy, które nazywane są także szafami aktowymi. Można przechowywać w nich dokumenty w teczkach, aktach, segregatorach, ale także luzem. Dla porządku i bezpieczeństwa zaleca się jednak stosowanie odpowiednich osłon na dokumenty.

Szafy metalowe posiadają odpowiednie wymiary – wysokość ich półek pozwala na łatwe przechowywanie segregatorów oraz teczek w pozycji stojącej, ale, oczywiście, możemy również układać je poziomo.

Ze względu na materiały wykorzystane do produkcji tych szaf dokumenty są w nich odpowiednio chronione przed czynnikami zewnętrznymi, między innymi przed wilgocią, zabrudzeniem, a nawet przed ogniem, gdy mamy do czynienia z szafą o konstrukcji ognioodpornej.

Zabezpieczeniem przed dostępem do dokumentów przez niepowołane osoby są specjalne zamki – najczęściej mamy do czynienia ze zwykłymi zamkami na klucz, ale spotykane są także szafy z zamkami szyfrowymi elektronicznymi.

Klasy szaf metalowych na dokumenty

Aby dobranie odpowiednich szaf na dokumenty było jeszcze łatwiejsze, stosuje się odpowiednie oznaczenia. Szafy na dokumenty możemy podzielić wtedy na dwa rodzaje, a mianowicie na bezklasowe, które nie spełniają żadnych norm – nie oznacza to jednak, że są chronią dokumentów, a także na szafy spełniające określone normy.

Określona klasa jest związana z rodzajem przechowywanych w niej dokumentów – jeśli dokumenty wymagają szczególnej ochrony, wtedy stosuje się szafy o jeszcze mocniejszej konstrukcji.

Wydzielamy różne rodzaje szaf typu MS na dokumenty niejawne:

• szafy w klasie A – na dokumenty z klauzulą „poufne”
• szafy w klasie B – dokumenty niejawne o klauzuli „tajne”
• szafy klasy C – do przechowywania dokumentów niejawnych o klauzuli „ściśle tajne”

Stosuje się także jeszcze jedną klasyfikację, a mianowicie szafy pancerne na dokumenty SD – są to szafy najmocniejsze:

• szafy klasy S1 z klauzulą „tajne”
• szafy S2 i 0 przeznaczone na dokumenty z klauzulą „ściśle tajne”

Zatem zakup odpowiednich szaf ma duże znaczenie dla bezpieczeństwa dokumentacji w firmie, instytucji czy urzędzie. Rodzaj szafy dobieramy wtedy w zależności od tego, z jakiego typu dokumentami mamy do czynienia. Jeśli wymagają one odpowiedniej ochrony przed osobami z zewnątrz, w takim razie konieczne jest wybranie szaf w wyższych klasach.

Podsumowanie

Do zapoznania się ze swoją ofertą zaprasza firma GAUDIA z Olsztyna, w której asortymencie możemy znaleźć szeroki wybór mebli biurowych, w tym także wytrzymałe szafy różnych typów.